事務と電卓とパソコンと

会社にパソコンが導入されているのに、事務担当者はよく電卓を使っています。

パソコンで入力作業をしていても、電卓を横に置いてその計算結果を見ながらパソコンに数字を打ち込むという不思議な光景もよく目にします。

パソコンという高機能な計算機を使っているのに、なぜか電卓使ってしまいますよね。

電卓の選び方

事務担当者の電卓は打ちやすさが重要で、高機能なものは必要ではありません。
打ちやすさには、適度な大きさが必要で携帯用の小さなタイプは選ばないようにしましょう。

機能では「早打ち機能」がついたものを選択してください。
事務担当者になったばかりのかたでも、じきにブラインドタッチで電卓が速く打てるようになります。そのとき「早打ち機能」がないと電卓がついて来られません。

桁数は１２桁ぐらいのものを選んでください。８桁以下のものはおすすめできません。

メーカーや機種によってキー配列などが異なりますが、これはお好みで選んでかまいません。

ただし、カシオ製とそれ以外のメーカーでは操作方法が若干異なりますので注意が必要です。

パソコンと電卓

今ではほとんどの会社にパソコンが導入されていて、多くの事務担当者はかんたんなエクセル操作ならマスターしていらっしゃると思います。

しかし、エクセルに数字を入力するときにも隣に電卓を置いておいて、電卓で計算した結果をエクセルに入力するという光景もよく見ます。

テンキーのついてないノートパソコンを使っている場合は、確かに数字の入力は不便ですのでやむを得ないかもしれません。

電卓ソフトのすすめ

もしもテンキー付きのキーボードを使っているのなら、電卓ソフトの利用をおすすめします。

電卓ソフトの利点は、なんといっても表示できる情報量の多さです。

計算履歴なども計算内容の全体が表示されるので、計算間違いも探しやすく、また簡単に訂正して再計算させることができます。

また、忙しい事務担当者は計算途中で、電話や来客などの対応しなければいけないときがよくあります。
対応後、電卓を見ると電源が切れてしまっていた。なんて経験はありませんか。

電卓ソフトの独自性

電卓ソフトを使うと市販電卓の短所をカバーでき、機能も豊富なのですが、独自の操作仕様だったりします。

市販電卓の操作方法は、おもに「カシオ系」と「シャープ系」と二つがあり、『％』や定数計算などのやり方などに違いがあります。

これらの機能を使い込んでいるベテラン事務担当者が、そのまま電卓ソフトを使おうとすると正しい計算結果が得られず戸惑うことがあります。

Windowsに付属している電卓ソフトも、その他、フリーソフトとして発表されている電卓ソフトも独自の仕様だったりするためです。

事務処理用電卓ソフト「舞優電Ｖ」

「舞優電Ⅴ」はシャープ系電卓と同様の操作方法で計算ができます。

パソコンソフトならではの機能で時間や日数計算、割り勘計算など事務担当者の計算業務をサポートしてくれます。